Die Reisekostenabrechnung

Unser Modul Reisekostenabrechnung ist die Lösung zur professionellen Erstellung von Reisekostenabrechnungen für privatwirtschaftliche Unternehmen und Institutionen des öffentlichen Rechts. Wir unterstützen Sie optimal bei der Planung, Abrechnung und Prüfung von Reisekosten.

Dabei gehen wir gezielt auf Ihre Bedürfnisse ein:

Integration des Antrags- und Genehmigungsprozesses im Unternehmen
Integration des Reisemitteleinkaufs (Buchungsplattformen, Kreditkarten)
Berücksichtigung unternehmensinterner Reisekostenrichtlinien
Berücksichtigung steuer- und reiserechtlicher Vorgaben (EStG, BRKG/LKRG, internationaler Vorgaben)
Mobile Anwendung mit der Reisekosten-App vor, während und nach der Reise

Wir bieten Ihnen mit unserer Software die passgenaue Lösung für jedes Unternehmen im nationalen und internationalen Travel Management. Lassen Sie sich von uns beraten!

Vorteile im Überblick

Webbasiert, komfortabel, schnell

HR Reisekosten ist von jedem Ort und zu jeder Zeit über das Internet erreichbar, auch mobil mit der Reisekosten-App. Außerdem rechnet und beantwortet die Software Ihre Eingaben in Echtzeit, so dass fehlerhafte Angaben sofort korrigiert werden können. Freigabeprozesse werden beschleunigt und entbürokratisiert.

Ganzheitlich und integrativ

HR Reisekosten wird individuell in den vorhandenen Unternehmensprozess integriert und bildet die komplette Planung, Abrechnung und Prüfung von Reisekosten ab. Unsere Lösung integriert sowohl unternehmensinterne Workflows (Genehmigung, Buchung, Zeiterfassung, Abrechnung und Auswertung) als auch externe Prozesse wie den Reisemitteileinkauf über Buchungsplattformen und die Bezahlung über Kreditkartenanbieter.

Flexibel, skalierbar, mandantenfähig

Höchst flexibel bildet HR Reisekosten die Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Reiserichtlinien Ihres Unternehmens ab. Die Lösung ist skalierbar und mandantenfähig, so dass die Software für alle Unternehmensgrößen – in Deutschland oder weltweit – eingesetzt werden kann. Optional gibt es eine White-Label Option für ein kundenspezifisches Look and Feel. Erweiterungen und Anpassungen im laufenden Betrieb sind möglich.

Kostensenkend, prozessoptimiert

HR Reisekosten senkt die Prozesskosten im Reisekostenbereich erheblich. Mobile Erfassungsmöglichkeiten und Integration von Buchungsportalen und Kreditkarten, sowie die Anbindung an die firmeninterne EDV senken den Zeitaufwand für die manuelle Erfassung deutlich. Zudem erfolgen Prüfung und Abgleich mit Reiserichtlinien, rechtlichen Aspekten sowie Währungswechsel automatisch und tagesaktuell.

Modular

Sie sagen was Sie brauchen. Wir passen die Software modular für das Business Travel Management Ihres Unternehmens an und implementieren Ihre Lösung schnell und sicher. Der modulare Aufbau der Software bietet Ihnen eine maßgeschneiderte und auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtete Lösung.

Exakt, rechtssicher, transparent

Die Eingaben in die Software werden mit Hilfe von Web 2.0-Technologie in Echtzeit überprüft – auf firmeninterne Reiserichtlinien und auf steuer- und reiserechtliche Vorgaben (EStG, BRKG und LRKG). Gleichzeitig ermöglicht der Einsatz von HR Reisekosten detaillierte Kostentransparenz auf jeder Bearbeitungsebene.

Module

Wachsen die Anforderungen in puncto Reisekostenmanagement, wächst unsere Lösung einfach mit: Optional werden E-Mails oder mobile Apps in den Genehmigungsprozess eingebunden, so dass der Verantwortliche auch von unterwegs aus mittels seines Smartphones reagieren kann. Ein echter Zeitgewinn!

Mobile Apps

Zur Beschleunigung von Genehmigungsprozessen steht die Reisekosten-App für Blackberry, iPhone/iPad und Android zur Verfügung. So können Reisen auch unterwegs geplant, beantragt und gebucht werden. Vorteil: Vom Reiseantrag bis zur Genehmigung oder Ablehnung vergehen nur einige Minuten.

Reporting

Dynamisch generierte Reports ermöglichen Kostentransparenz auf allen Ebenen der Dienstreise und verursachergenaue Zuordnung nach Mitarbeitern, Funktionen, Abteilungen oder Projekten. So ergeben sich für Ihr Unternehmen umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten auf Knopfdruck.

Kreditkartenschnittstelle AirPlus

AirPlus-Kreditkartenabrechnungen der Company Card und der Corporate Cards werden per Schnittstelle automatisch in die Lösung integriert. Die elektronischen Datensätze der Transaktionsdaten (ATX-Format) und der Rechnungsdaten (LARS-Format) werden eingelesen und gleichzeitig automatisch, ohne manuelle Eingabe der entsprechenden Reise zugeordnet. Für Unternehmen erweist sich vor allem die Entlastung in der Finanzbuchhaltung als entscheidender Vorteil: Durch das Kreditkarten-Clearing entfällt das manuelle Zuordnen und Prüfen der Abrechnungssätze und Differenzen zwischen Buchung und Durchführung der Reisen werden aufgedeckt.

Wechselkurse

Sobald Reisekostenbelege in Fremdwährungen auftauchen, erweisen sich hinterlegte Wechselkurse als großer Vorteil: Ist zum Beispiel die Hotelrechnung in US-Dollar oder Schweizer Franken ausgestellt, rechnet die Reisekosten Software den Betrag automatisch in Euro um – und zwar nach den rechtlichen Vorschriften zu dem offiziellen Kurs, der an dem Tag Gültigkeit hatte. Die tagesaktuellen Währungs- und Wechselkurse bezieht die Lösung automatisch über eine Schnittstelle zur EZB (Europäische Zentralbank).